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Noleggiare gli apparecchi IT:
Perché conviene noleggiare gli apparecchi IT
di Angela Rossoni
Oggi le PMI sono sempre più dipendenti dalla tecnologia IT. Devono sostituire l'hardware con maggiore frequenza per far fronte a brusche variazioni della domanda, alla continua evoluzione delle tecnologie, a cambiamenti imprevisti delle esigenze di business, quando non subentrano mutamenti all'interno delle organizzazioni stesse, il tutto disponendo di risorse e di personale spesso insufficienti.
La locazione operativa (in altri termini il noleggio) consente alle aziende di disporre temporaneamente di un bene e di usufruire di una serie di servizi di manutenzione e di assistenza tecnica semplicemente versando un canone periodico. È possibile noleggiare macchine di ultima generazione delle principali marche: PC, workstation, laptop, tablet PC, PDA, server, soluzioni di storage, schede e dispositivi per l'accesso in rete, monitor, display al plasma o LCD, videoproiettori e stampanti.
La locazione operativa è una formula particolarmente adatta alla gestione dei prodotti informatici, caratterizzati da un tasso elevato di obsolescenza: la sostituzione del parco macchine IT avviene ormai in media ogni 3 anni. Con questo servizio le aziende ottengono il diritto all'utilizzo di un bene per tutto il tempo in cui è necessario, senza acquisirne la proprietà. Ciò consente loro di gestire in modo più razionale ed efficiente il rinnovo tecnologico senza effettuare subito grossi esborsi per acquistare un nuovo PC o un server e di ottimizzare il ciclo di vita dei prodotti tecnologici, modificando o ampliando il parco macchine in relazione alle esigenze con una semplice modifica dei termini del contratto di locazione.
In passato la locazione era un servizio di nicchia riservato alle grandi aziende e riguardava principalmente i mainframe. Ultimamente per contro è cresciuto il numero di piccole e medie imprese che non possono permettersi di spendere cifre ingenti per un apparecchio magari poco utilizzato, e che quindi si avvalgono di questi servizi per prodotti informatici che vanno dai PC, ai server, ai PDA.
Per esigenze limitate nel tempo, al di sotto dei 6 mesi, è sistematico noleggiare per via dei servizi associati. In Europa il noleggio costituisce una realtà piuttosto diffusa, specialmente in Germania e nel Regno Unito e questo, contrariamente a quanto si potrebbe pensare, non ha comportato una diminuzione significativa degli acquisti. È quindi avvenuto a tutto vantaggio del rinnovamento tecnologico delle aziende.
In Italia i servizi di locazione hanno gradualmente preso piede, in particolare nel settore telecom, dove sono molto evidenti i rischi legati agli investimenti in infrastrutture e all'obsolescenza delle apparecchiature. Inoltre, grazie ai servizi di noleggio, è possibile far fronte a picchi improvvisi di attività e rispettare di conseguenza i tempi di consegna ai clienti. Questo è particolarmente importante per gli installatori di reti, i quali si trovano spesso costretti a pagare una penale in caso di ritardi. Il noleggio in Italia è stato in passato un settore con valenza anticiclica, a cui cioè si ricorreva nei periodi di crisi, quando era necessario tagliare i costi. La tendenza oggi si sta invertendo: le aziende decidono di noleggiare anche quando gli affari vanno bene.
Secondo uno studio della società di analisi italiana TradeLab, il giro d'affari legato al noleggio industriale sta crescendo del 17 % all'anno: si registra inoltre una diminuzione progressiva dei canoni di locazione. Questo settore ha fatturato nel 2004 due miliardi e 900 milioni di euro, di cui il settore IT rappresenta una voce significativa. Ad esso è dedicata anche una fiera, Nolexpo, che si tiene a Piacenza con cadenza biennale.
I vantaggi
La locazione operativa è una formula contrattuale che si adatta molto bene alla gestione dei prodotti informatici caratterizzati da un tasso elevato di obsolescenza. Essa consente alle aziende di avere a disposizione apparecchi, con il relativo software, sempre nuovi e aggiornati.
Fra i servizi offerti, sono solitamente compresi nel canone la manutenzione, il supporto tecnico, la riparazione, il backup, l'assicurazione, la fornitura delle parti di ricambio e del materiale di consumo (come ad esempio le cartucce delle stampanti), la sostituzione degli apparecchi guasti ed eventualmente il versamento di un'indennità giornaliera per il mancato godimento in caso di fermo macchina.
Come già accennato, con la formula del noleggio le società acquisiscono il diritto all'utilizzo del bene per tutto il tempo "utile", senza acquisirne la proprietà, semplificando gli aggiornamenti dell'hardware e del software e ottimizzando il ciclo di vita dei prodotti tecnologici. È inoltre possibile far fronte in modo flessibile alle esigenze immediate e nel breve termine, per un giorno, una settimana o un mese, fino in genere a 36 mesi, senza vincoli di durata minima.
Al termine del periodo contrattuale, il cliente può liberamente decidere di prolungare la durata della locazione, anche solo per una parte delle macchine noleggiate, restituire le apparecchiature, domandarne la sostituzione, oppure acquistarle, recuperando una parte del canone di locazione sul prezzo di acquisto.
La locazione finanziaria o leasing, per contro, ha una durata fissa che è in genere di 2 - 3 anni; il cliente deve comunicare con sufficiente anticipo sul termine del contratto se intende conservare gli apparecchi o se invece preferisce restituirli. Per di più, la stipula di un leasing è una procedura più complicata del noleggio, e richiede in genere delle garanzie.
La formula del noleggio consente alle imprese di disporre dell'hardware necessario senza dover anticipare capitali liquidi, semplicemente versando un canone fisso: di conseguenza rende possibile un controllo maggiore sui budget disponibili. L'acquisto per contro immobilizza i capitali per un apparecchio che in realtà non funziona 24 ore al giorno, fa perdere in liquidità, quando addirittura non comporta la necessità di ricorrere a prestiti bancari.
I risparmi si ottengono sia come una contrazione dei costi iniziali, sia come un miglioramento nell'efficienza della gestione e come assenza di costi fissi "nascosti" legati all'acquisto e al possesso degli apparecchi che possono raggiungere anche il 150 % del loro valore iniziale. Per di più, talvolta è molto complicato valutare con esattezza questi costi, legati all'utilizzo, alla manutenzione, alle eventuali riparazioni, agli aggiornamenti tecnici necessari, alla formazione del personale sul loro uso, all'immagazzinamento e alla messa in sicurezza.
